TIETOSUOJASELOSTE

Tietosuojaseloste

Perustuu Tietosuojalakiin (1050/2018) (sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, GDPR määräykset sekä joitakin kansallisia täsmennyksiä ja täydennyksiä), Lakiin potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), Sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen potilasasiakirjoista (94/2022) sekä Lakiin sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista" (812/2000).

Rekisterinpitäjä sekä yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Vihervarvas (toiminimi)
Hanna Hirvenjousi
Unostentie 216, 14500 Iittala
045-209 2119
hanna@vihervarvas.fi
Y-tunnus 2992143-6

Rekisterin nimi

Toiminimi Vihervarpaan asiakas- ja markkinointirekisteri.

Rekisteröityjen ryhmät

Toiminimi Vihervarvas toimii usealla eri toimialalla, joihin kohdistuu erilaisia tietosuojaan liittyviä velvoitteita. Toimialat voidaan jakaa neljään eri ryhmään: Puutarhapalvelut ja Vyöhyketerapia (vapaa liiketoiminta); Jalkahoito (Terveydenhoitopalvelut) sekä Kotihoidon tukipalvelut (Sosiaalipalvelujen tukipalvelut). Toimialoihin liittyvät velvoitteet kuvataan tässä tietosuojaselosteessa siten, että ensin kuvataan vapaaseen liiketoimintaan liittyvät velvoitteet, jonka jälkeen kuvataan tarvittaessa terveydenhoito- ja sosiaalialaan liittyvät lakisääteiset velvoitteet tai poikkeukset. Rekisteröidyt voivat siis kuulua joko puutarhapalveluiden, vyöhyketerapian, jalkahoidon tai kotihoidon tukipalveluiden asiakasrekisteriin.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuuteen, sopimussuhteeseen, rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen tai muuhun oikeutettuun perusteeseen, kuten "oikeutettuun etuun".
"Asiakastietojen kerääminen ja käsittely perustuu toisinaan yrityksen oikeutettuun etuun, eli yrityksen on usein käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Yrityksen on kuitenkin ilmoitettava henkilötietojen käsittelystä niiden keruun yhteydessä."

Asiakkaiden tietoja kerätään ja käytetään asiakassuhteen hoitamiseksi, laillisen velvoitteen täyttämiseksi sekä mahdollisesti muutaman kerran vuodessa tapahtuviin markkinointitarkoituksiin.

Kaikki rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassapidettäviä, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille ilman rekisteröidyn nimenomaista lupaa.

Terveydenhoidon palvelut: Jalkahoitaja (=lähihoitaja, jalkojenhoidon osaamisala) on terveydenhuollon ammattihenkilö, jota sitovat samat lait ja valvonta kuin muitakin terveydenhuollon ammattilaisia. Terveydenhuoltoalan ammattilaisten kirjaamisvelvollisuudesta säädetään laissa "Laki potilaan asemasta ja oikeuksista" (298/2009)

Sosiaalipalvelujen tukipalvelut: Sosiaalihuoltoa toteutettaessa on laadittava palvelu-, hoito-, kuntoutus- tai muu vastaava suunnitelma. "Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista" (812/2000)

Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa nimi ja palvelun tuottamiseen tarpeelliset yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, y-tunnus, asema organisaatiossa, syntymäaika (vyöhyketerapia) tai tiedot asiakkaan tilaamista palveluista ja tuotteista sekä niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta.

Sosiaalipalveluiden tukipalvelut:
henkilötunnus, asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja asiakaskontaktit, muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot, kuten asiantuntija- ja viranomaislausunnot, lääkärintodistukset.

Terveydenhoidon palvelut: Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (94/2022) määrittelee potilasasiakirjoihin merkittävät pakolliset perustiedot. Näitä tietoja ovat: nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot. Alaikäisen potilaan osalta huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. Tässä asetuksessa määritellään myös potilasasiakirjojen säilytysaika.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan, tietoteknisesti rekisteröidyn henkilön verkko- ja sähköisten palvelujen käytöstä (esim. verkkosivuston yhteydenottolomake tai sähköposti), asiakkaan suostumuksella viranomaisilta, toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä, julkisista tietolähteistä tai julkisten yhteystietojen palveluntarjoajilta.

Käytämme evästeitä kotisivullamme. Evästeet ovat pieniä tiedostoja, joita käytetään seuraamaan käyttäytymistä Internet-sivulla ja ne ovat tarpeellisia internet-sivujen turvallisen ja asianmukaisen käytön takaamiseksi. Euroopan Unioni on säätänyt yksityisyyttä koskevan lainsäädännön, joka vaatii internet-sivuja saamaan käyttäjiltä hyväksynnän tietojen säilyttämiselle ja/tai niiden noutamiselle tietokoneelta tai mobiililaitteelta.

Tietojen luovutus

Vihervarvas ei luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

Terveydenhoidon palvelut: Potilasasiakirjojen salassapidosta säädetään laissa "Laki potilaan asemasta ja oikeuksista" (785/1992 13 §).

Sosiaalipalvelujen tukipalvelut: Sosiaalihuollon asiakirjojen salassapidosta säädetään laissa "Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista" (812/2000).

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Vihervarvas ei luovuta henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisteri on manuaalinen ja se säilytetään lukitussa tilassa.

Sähköpostiviestit tai muu sähköinen aineisto on asianmukaisesti suojattuna rekisterinpitäjän tietokoneella salasanan takana ja kone on suojattu ajantasaisella virustentorjuntaohjelmalla.

Asiakasrekisterin tietoihin on pääsy ainoastaan rekisterinpitäjällä. Rekisterinpitäjä käsittelee kaikkia tietoja noudattaen vaitiolovelvollisuutta.

Tarkastusoikeus ja virheellisen tiedon korjaaminen sekä oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Asiakkaalla on oikeus pyytää rekisterissä olevia tietojaan nähtäväksi milloin tahansa ja oikeus saada tietonsa oikaistuiksi tai täydennetyiksi. Asiakkaan oikeudesta tarkastaa häntä itseään koskevat henkilörekisteriin talletetut tiedot säädetään tietosuojalaissa (1050/2018).

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tiettyyn käyttötarkoitukseen, kun yritys käsittelee tietoja oikeutetun edun perusteella tai yleisen edun vuoksi toteutettavaan tehtävään. Ellei yrityksellä ole oikeutettua etua, joka syrjäyttää henkilön edun, yrityksen on lopetettava henkilötietojen käsittely.

Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan.

Yllämainitut pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjälle. Yllämainittuja toimenpiteitä varten asiakkaan on tultava henkilökohtaisesti tapaamaan rekisterinpitäjää ja todistettava henkilöllisyytensä.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on myös oikeus tietojensa poistoon rekisteristä "Oikeus tulla unohdetuksi". Tietojen poistamiseen rekisteristä saattavat vaikuttaa kuitenkin palveluntarjoajaa koskevat lakisääteiset velvoitteet, avoimet laskut tai perintätoimet.

Tietoja voidaan säilyttää kirjanpito-, tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä johtuen kyseisen lain säännösten mukaisesti myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Terveydenhoidon palvelut: Potilasasiakirjoja säilytetään "Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista" (94/2022) määräämä aika.

Yllämainitut pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjälle. Yllämainittuja toimenpiteitä varten asiakkaan on tultava henkilökohtaisesti tapaamaan rekisterinpitäjää ja todistettava henkilöllisyytensä.